【仕事の効率化】進め方の本質的改善!タスク化の重要性!

仕事の効率


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仕事が効率よく進められないということはありませんか?

仕事が山積みでどれから手をつければいいかわからない。

仕事やってると、ドツボにハマって毎日残業・・・

やることはあるんだけど、ありすぎてやる気にならない。

かく言う私もその一人だったのですが、これは、仕事の進め方に問題があるからなのです。

今回は、そんな仕事の進め方について、お話ししようと思います。

仕事の出来ない人・進め方が下手な人の特徴8つ

  • やることが多すぎて、キャパオーバー。どれから手をつけていいかわからない。
  • 考えてばかりで手を動かしていない。
  • 手戻りが多い。
  • 思考と作業を同時に行っている。
  • 仕事を効率化するための工夫をしていない。
  • すぐ出来ることを後回しにする。
  • わからないのに質問しない・できない。
  • 机の上が汚い。

どうでしょうか?当てはまることはありませんか?
私は、ことごとく当てはまっていましたw

では、これらの問題を解決し、効率よく仕事が「出来る人」になる方法を伝授いたします!

仕事の効率化のための改善策の最大はタスク化!

仕事を効率化するために、「マッサージをした方がいい」「昼寝をした方がいい」「そういう本を読んだ方がいい」「アプリを使った方がいい」などたくさんあります。しかし、それらは、あくまでも小手先の部分であり、本質的に仕事のやり方を変えなければ、大きな改善は望めません。

上記は、今から書く事をやった上で、さらに効率よく進めるためのテクニックというところでしょう。

仕事をする上で、まず、大前提として、やることを明確にしましょう!

「段取り八分、仕事二部」という言葉を聞いたことがありますか?

物事を進める上で、重要なのは段取りであり、段取りが終われば8割は終わったも同然!という考え方なのです。

例えば、プレゼン資料を作るときは

  • テンプレートを探す。
  • 伝えたい事を考える。
  • 大見出しを考える。
  • 内容を書く。
  • 図や表を入れる。
  • レイアウトや文章の校正を行う

なんて風に、分解出来ますよね?これがタスク化です!

タスク化のメリット

  • 順を追ってやらなければいけない事と、後回しにしてももいいことがはっきりする
    例えば、図や表を入れるのは、最初でも最後でもいいでしょう。「後からやるとレイアウトが崩れるから・・・」なんて思うかもしれませんが、トータル的に考えると、意外とその方が効率的だったりするのです。どうせレイアウトは最後に調整するでしょうから、その時にまとめてやればいいんです。
    逆に「伝えたい事を考える→大見出しを書く→内容を書く」のような部分は順を追ってやらなければいけない作業ですね。
  • タスクごとにボリュームを洗い出すことが出来る
    タスクごとに分けるとどの程度時間がかかるのかなど、作業ボリュームを洗い出すことも容易になります。
  • 人に頼むこともできる
    タスク化して分業すれば、誰でもできる部分は人に頼むことだって出来ます。
  • 抜け、漏れの防止になる
    タスクを細かくつけていく事で、抜けや漏れが格段に少なくなります。

タスク化のデメリット

  • タスク化すること自体に時間かかる。
    しかし、頭が整理されるし、抜けや漏れもなくなるので、総合的に考えると、時間の短縮につながるという訳です。
    急がば回れということですね!

机が汚い=仕事が出来ないというのは頭の中が整理されていないから

昔、仕事でわからない事を上司に聞きに行ったとき、こんな出来事がありました。

オールイン編集長
〇〇さん!これ、考えてたら、わからなくて、頭がこんがらがっちゃって・・・ちょっと教えていただけませんか?
上司
机をまずは綺麗にしろ!話はそれからだ!
オールイン編集長
(なんで教えてくれないんだろう?意地悪な先輩だな・・・)

モヤモヤしながら、机を片付け、再度聞きに行きました。

すると・・・

上司
なんで机を片付けさせたかというとだな・・・
机の上見れば、お前の頭の中が分かるんだよ!

机の上=頭の中だと思え!机は常に綺麗にしておいた方がいいぞ!

といい、仕事の事を教えてくれました。

未だにその考えが生きています。

「あー!わかんねー!」とか頭がこんがらがった時って、大体机が散らかってたり、部屋が散らかってたりするんです。

だから、私は、タスク化をするにあたり、まず最優先で「机を片付ける」というところから初めています。

考えすぎて手が動かない人へ贈る「60%主義のススメ(アジャイル)」

仕事が遅い人は完璧主義な人が多いといいます。

100%で出そう。

それは確かにいいことではあるのですが、仕事はスピード感がかなり大切です。

あなたの100%だったとしても、他人から見たら50%かも知れません。

他人から見て50 %の仕事だったとしたら、まぁ修正が必要ですよね?

100%の力を使ったあなたからしたら、そこから修正するというのは骨が折れる仕事です。

そうならないためにも下書き的な意味合いで、「60ー70%」程度で提出しましょう。

最初から修正するつもりで掛かります。

そうすることで、最後に100%になってればいいんですから。

自分以外の人に相談や確認などをしてもらいながら修正し、進めて行く方が、ずっと精度も高まりますし、相手のいる仕事であれば、意思疎通しながら進めていけるので、最終的に出来上がるものも「思っていたのと違う!」という風になりにくいのです。

まぁ、この60%主義の考え方は、システム開発のプロジェクトなどでもよく使われている「アジャイル」という方法です。

 

これであなたも明日から「デキる人」の仲間入り!仕事を効率化するためのまとめ

  • 机や部屋を片付ける!笑(笑っていますが、本当です!)
  • 仕事をタスク化する。
  • 60%仕上げで100%に近づけていく方法、「アジャイル」をうまく利用する。

これで、あなたも明日から「デキる人」の仲間入りです!

ぜひ、実践してみてください!

 




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ABOUTこの記事をかいた人

30代、元エンジニア。

副業を始め、約3ヶ月にして100万を稼ぐことに成功し、脱サラをするも、ノウハウやツールに頼っていた結果、収入は0に。

路頭に迷っていた時、とある人との出会いをきっかけに本質的な力の必要性に気付かされる。

その後、様々な起業家との出会いから目標達成の為の思考、行動とは何なのかという本質的な部分を理解する。

現在は、それらを体系的に纏めたAll-Inというメディアで編集長として執筆活動を行っている。